Integritetspolicy

Vem som ansvarar för dina uppgifter

Ringpoint (enskild firma), nedan ”vi” eller ”Ringpoint”, är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som beskrivs i den här policyn. Det betyder att vi bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas, och ansvarar för att det sker enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Har du frågor om hur vi hanterar dina uppgifter når du oss enklast på kontaktuppgifterna längst ned.

När den här policyn gäller

Policyn gäller när du:

• besöker ringpoint.se eller bokar en demo hos oss,
• har kontakt med oss via e-post eller telefon, och
• är verkstad hos oss och använder vår dashboard, till exempel när du kopplar din egen kalender till tjänsten (avsnitt 08).

Ringer du en verkstad som använder Ringpoint? Då är det verkstaden som är personuppgiftsansvarig för själva samtalet, och vi hanterar uppgifterna åt dem som ett personuppgiftsbiträde. Vill du veta hur just den verkstaden behandlar dina uppgifter, eller vill du att en inspelning raderas, ska du i första hand vända dig till verkstaden. Läs mer i avsnitt 06.

Vilka uppgifter vi samlar in

Uppgifter du själv lämnar

När du bokar en demo eller kontaktar oss samlar vi in:

• ditt namn och företagets namn,
• telefonnummer och e-postadress,
• vilken dag du valt för demon,
• det du skriver i meddelandefältet och vad du är intresserad av.

Uppgifter vi får automatiskt

För att skydda formuläret mot skräppost registrerar vi tillfälligt din IP-adress och tekniska uppgifter om anropet. Det används bara för säkerhet och sparas kort tid. Vi använder inga cookies för analys eller spårning på webbplatsen.

När du skriver under ett avtal

Skriver du under ett avtal med oss digitalt sparar vi din namnteckning, ditt namn och din befattning, tidpunkten samt din IP-adress och vilken webbläsare du använde. De två sista är bevis på att det var du som skrev under, och de sparas tillsammans med avtalet, alltså längre än de säkerhetsuppgifter som beskrivs ovan.

Varför vi behandlar uppgifterna

• För att svara på din förfrågan. Vi använder dina kontaktuppgifter för att bekräfta demon, ringa upp dig den dag du valt och ta fram ett prisförslag. Laglig grund: att på din begäran vidta åtgärder inför ett möjligt avtal, samt vårt berättigade intresse av att svara den som hör av sig.
• För att skydda tjänsten. Vi behandlar tekniska uppgifter för att stoppa skräppost och missbruk. Laglig grund: vårt berättigade intresse av en säker och fungerande webbplats.
• För att ingå och fullgöra avtal. Skriver du under ett avtal med oss sparar vi uppgifterna om signeringen som bevis på att den skett. Laglig grund: att fullgöra avtalet, samt vårt berättigade intresse av att i efterhand kunna visa hur och när det skrevs under.
• För att uppfylla lagkrav. Ibland måste vi spara uppgifter för att följa till exempel bokförings­lagen. Laglig grund: rättslig förpliktelse.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Vi sparar aldrig uppgifter längre än vi behöver. Demobokningar sparar vi så länge det finns en pågående dialog och en rimlig tid därefter. Vill du att din demobokning tas bort tidigare räcker det att du hör av dig. Blir du kund styrs lagringstiden i stället av vårt avtal och av lagkrav, till exempel bokföring. Uppgifter vi bara använder för säkerhet raderas löpande. Uppgifterna om en avtalssignering (namnteckning, IP-adress och webbläsare) sparas så länge avtalet gäller, och därefter så länge bokföringslagen kräver.

Samtal till verkstäder som använder Ringpoint

Ringpoint är en telefonassistent som verkstäder använder för att svara på samtal och boka tider. När du ringer en sådan verkstad behandlar vi uppgifterna åt verkstaden. Verkstaden är personuppgiftsansvarig, vi är personuppgiftsbiträde, och behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan oss.

• Assistenten upplyser i början av samtalet om att du talar med en digital assistent.
• Samtal kan spelas in för kvalitet, och du informeras om det i samtalets inledning.
• Ljudinspelningen raderas automatiskt efter en bestämd tid (som standard 90 dagar).
• En text av samtalet och uppgifterna om ditt ärende ligger kvar hos verkstaden så länge de behövs för ditt ärende, och raderas på verkstadens begäran.

Vill du använda dina rättigheter kring ett samtal, till exempel få en inspelning raderad, vänder du dig till den verkstad du ringde. Vi hjälper verkstaden att verkställa det. Vilken AI assistenten bygger på, och vad leverantören aldrig får göra med uppgifterna, står i avsnitt 09.

Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig dina uppgifter. För att kunna driva tjänsten anlitar vi noga utvalda underleverantörer som behandlar uppgifter åt oss (personuppgiftsbiträden). Här är vilka typer av leverantörer det är och vad var och en gör:

Var och en av dem behandlar bara det som behövs för sin uppgift och enligt våra instruktioner. Vill du veta exakt vilka företag det rör sig om har du rätt att få det: mejla oss på linus@ringpoint.se så skickar vi en aktuell lista. Våra kunder får den alltid utskriven i personuppgiftsbiträdesavtalet. Vi kan också lämna ut uppgifter om en lag kräver det.

Verkstadens kopplade kalender

En verkstad som använder Ringpoint kan koppla ihop sin egen kalender med tjänsten, så att bokade tider hamnar direkt i den kalender personalen redan arbetar i. Vi stödjer Google Kalender och Microsoft Outlook. Kopplingen är frivillig: en verkstad som inte vill använda den bokar i Ringpoints egen kalender i stället. De två företagen namnges här, till skillnad från våra övriga leverantörer, eftersom verkstaden själv loggar in hos dem och behöver veta exakt vad den ger oss tillgång till.

Vad vi läser och skriver

• Vi läser start- och sluttid för händelserna i den kalender verkstaden valt. Det är så vi vet vilka tider som redan är upptagna och kan erbjuda kunden en ledig tid.
• Vi skriver in en händelse när en tid bokas, ändrar den om tiden flyttas och tar bort den om tiden avbokas. Händelsen innehåller uppgifterna om bokningen, till exempel kundens namn, telefonnummer, registreringsnummer och vald tjänst.
• Vi rör bara de kalendrar verkstaden pekat ut. Ur händelser som verkstaden själv lagt in använder vi enbart tiden: rubrik och innehåll följer med i svaret från kalendertjänsten, men vi sparar dem inte och visar dem ingenstans.

Hur kopplingen görs och hur den bryts

Verkstaden kopplar kalendern genom att logga in hos kalendertjänsten och godkänna åtkomsten där. Vi ser aldrig lösenordet. Tillåtelsen vi får sparas hos oss och används bara till det som beskrivs ovan. Verkstaden kan när som helst koppla ur kalendern i Ringpoints inställningar, och därutöver återkalla tillåtelsen direkt hos Google eller Microsoft. Då slutar vi läsa och skriva i kalendern. De händelser vi redan skapat ligger kvar i verkstadens kalender och ägs av verkstaden.

Vad vi aldrig gör med kalenderuppgifterna

Ringpoints användning av uppgifter från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use). Konkret betyder det att vi aldrig använder kalenderuppgifter för annonser, aldrig säljer dem och aldrig lämnar dem vidare för någon annans ändamål, och aldrig använder dem för att träna generella AI-modeller. Ingen hos oss läser innehållet i en verkstads kalender, annat än när det krävs för säkerheten, för att följa lag eller för att lösa ett fel som verkstaden själv anmält. Samma regler tillämpar vi på uppgifter från Microsoft. Hur uppgifterna skyddas rent tekniskt står i avsnitt 11.

Hur vi använder AI, och var gränsen går

Ringpoint är en AI-tjänst: röstassistenten som svarar i telefonen bygger på en språkmodell hos en extern leverantör. Här står vilken AI som används, vad den får se och vad den aldrig får göra med det.

Vilken AI vi använder och vad den får

• Röstassistenten. En leverantör av röst-AI (avsnitt 07) tar emot samtalets ljud, gör om det till text och formulerar svaren. Den får samtalets innehåll och de uppgifter du själv lämnar under samtalet.
• Lediga tider ur en kopplad kalender. Är en kalender kopplad räknar vår server fram vilka tider som är lediga och skickar de tidpunkterna till assistenten, så att den kan erbjuda dem. Tidpunkter är också det enda som lämnar kalendern den vägen: vad verkstadens egna händelser heter eller innehåller skickas aldrig vidare, varken till assistenten eller till någon annan.
• Någon annan AI-tjänst använder vi inte för att behandla uppgifter i tjänsten, och inga uppgifter lämnas ut till någon för deras egna ändamål.

Ingen träning på dina uppgifter

Varken vi eller någon av våra leverantörer får använda uppgifter från tjänsten för att skapa, träna eller förbättra generella AI- eller maskininlärningsmodeller. Förbudet gäller uppgifterna i rå form, i sammanställd form och i avidentifierad form, och det gäller särskilt allt som härrör från en kopplad Google- eller Microsoft-kalender. Vi ställer det kravet på varje leverantör som kan nå sådana uppgifter, och en leverantör som inte kan uppfylla det får dem inte. Det följer av Googles krav på begränsad användning (Limited Use), som beskrivs i avsnitt 08.

Behandling utanför EU/EES

Några av våra leverantörer kan behandla uppgifter i länder utanför EU/EES. När det sker säkerställer vi ett tillräckligt skydd genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra godkända skyddsåtgärder, så att dina uppgifter skyddas på samma nivå som inom EU.

Hur vi skyddar uppgifterna

Vi skyddar uppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder som står i proportion till hur känsliga de är. Uppgifter ur en kopplad kalender (avsnitt 08) och inspelade samtal (avsnitt 06) räknar vi till det känsligaste vi hanterar, och allt nedan gäller dem.

När uppgifterna skickas

• All trafik är krypterad. Både din trafik till ringpoint.se och våra egna anrop till kalendertjänsten och övriga leverantörer går över HTTPS (TLS). Webbläsaren får dessutom besked att aldrig ansluta okrypterat till oss (HSTS).
• Våra sidor laddar ingen främmande kod. Webbläsaren tillåts bara hämta innehåll från vår egen adress, och ingen annan sajt får bädda in dashboarden.

När uppgifterna ligger hos oss

• Dashboarden kräver inloggning, och varje verkstad når bara sina egna uppgifter. Den kontrollen görs på servern vid varje anrop, inte i webbläsaren. Ingen utomstående ansluter till databasen: all åtkomst går genom tjänsten.
• Tillåtelsen till kalendern förvaras för sig. Nyckeln kalendertjänsten ger oss ligger i en egen tabell som bara servern läser. Den visas aldrig i gränssnittet, följer aldrig med i ett svar till någon annan och döljs i våra loggar.
• Vi ber om minsta möjliga åtkomst. Av Google begär vi två behörigheter: att se vilka kalendrar kontot har, och att skapa och ändra händelser. Vi begär ingen åtkomst till e-post, kontakter, filer eller något annat i kontot.
• Åtkomsten upphör när verkstaden vill. Kopplas kalendern ur raderas nyckeln ur vår databas i samma stund, och detsamma sker om verkstadens konto tas bort.
• Uppgifter raderas när tiden gått ut. Lagringstiderna står i avsnitt 05, och gallringen sköts av ett jobb som kör av sig självt.
• Driften ligger inom EU. Både tjänsten och databasen körs i Amsterdam.
• Vi loggar och larmar. Fel får ett spårnings-id och larmar oss, så att en avvikelse upptäcks i stället för att passera tyst. Loggarna innehåller inga lösenord och inga nycklar, och adresser som bär en personlig länk maskeras.

Ingen teknisk lösning är helt utan risk. Skulle det ändå inträffa något som innebär en risk för dig anmäler vi det till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar och kontaktar dig direkt när lagen kräver det.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia,
• rätta uppgifter som är fel eller ofullständiga,
• radera uppgifter (”rätten att bli bortglömd”) när det inte finns skäl att spara dem,
• invända mot eller begränsa viss behandling, och
• flytta uppgifter du lämnat till en annan leverantör (dataportabilitet).

Hör av dig så hjälper vi dig. Är du inte nöjd med hur vi hanterar dina uppgifter har du rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Cookies

Den publika webbplatsen använder inga cookies för spårning, analys eller marknadsföring. Loggar du in i vår dashboard sätts en enda cookie, ringpoint_session. Den innehåller bara ett signerat id för din inloggning: inget namn, ingen e-postadress och inget lösenord.

Cookien gäller i fyra timmar räknat från senaste gången du använde dashboarden. Kryssar du i Håll mig inloggad när du loggar in gäller den i stället i 30 dagar, räknat på samma sätt. Du blir av med den genom att logga ut, och du kan när som helst radera den i webbläsarens inställningar.

Cookien är nödvändig för att inloggningen ska fungera och kräver därför inget samtycke. Utöver den sätter vi inga egna cookies.

På sidan där man begär ett nytt lösenord visas en ruta från Cloudflare Turnstile som skiljer människa från robot. Rutan laddas från Cloudflares egna adresser och lagrar teknisk information i webbläsaren under dem, inte under ringpoint.se. Vad Cloudflare lagrar och varför beskriver de i sin egen integritetspolicy. Rutan visas bara på just den sidan.

Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera den här policyn när tjänsten eller lagkraven förändras. Den senaste versionen finns alltid här, och datumet högst upp visar när den senast ändrades.

Kontakta oss

Har du frågor om den här policyn eller vill använda någon av dina rättigheter, hör av dig: